Eine geordnete Aktenführung gewährleistet, dass Unterlagen systematisch erstellt, empfangen, registriert und abgelegt werden. Sie garantiert den Nachweis der Geschäftstätigkeit einer Dienststelle und unterstützt die effiziente Bearbeitung ihrer Geschäfte: Die richtigen Unterlagen sollen den richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen.

Fachstelle Aktenführung

Die Fachstelle Aktenführung des Staatsarchivs unterstützt die Dienststellen bei der Einrichtung von zweckmässigen und effizienten Aktenablagen sowie bei der Einführung von elektronischen Geschäftsverwaltungs- (Records Management) Systemen. Mit dem elektronischen Langzeitarchiv Silo1 ist das Staatsarchiv zudem in der Lage, digital erzeugte Unterlagen auch digital zu archivieren.

Verordnung über die Aktenführung

Die Dienststellen sind zu einer ordnungsgemässen Aktenführung verpflichtet. Die wichtigsten Bestimmungen dazu finden sich in der kantonalen Verordnung über die Aktenführung vom 21. November 2023 (SGS 140.13). Die Verordnung definiert einige Grundbegriffe und setzt verbindliche Minimalstandards für die systematische Aktenführung sowohl im konventionellen wie im elektronischen Umfeld.

Die Verordnung basiert auf der ISO-Norm 15'489 betreffend Records Management. Diese benennt vier zentrale Anforderungen, welche die Schriftgutverwaltung erfüllen muss:

• Authentizität: Es muss korrekt wiedergegeben sein, wer Dokumente erstellt oder verändert hat. Authentische Dokumente sind, was sie vorgeben zu sein, und sie sind von der angegebenen Person zum angegebenen Zeitpunkt erstellt worden. BearbeiterInnen müssen identifizierbar sein.  
• Integrität: Dokumente müssen vollständig und unverändert sein, d.h. geschützt vor unautorisierter Löschung oder Veränderung.              
• Zuverlässigkeit: Sachverhalte müssen vollständig, wahrheitsgetreu und genau wiedergegeben werden.              
• Benutzbarkeit: Dokumente müssen auffindbar und benutzbar sein.              

Die Norm und Publikationen dazu können in der Bibliothek des Staatsarchivs ausgeliehen werden.

 

Für die Umsetzung der Verordnung über die Aktenführung und der Mindestanforderungen des Staatsarchivs sind drei Elemente, die eng zusammengehören, von zentraler Bedeutung:

Dossierbildung

Die Bildung von Dossiers ist ein zentrales Instrument der Aktenführung. Ein Dossier enthält die gesamten Unterlagen zu einem Geschäft.Die Dossierbildung erfolgt auf der Grundlage des Ordnungssystems. Dossiers sollen mit einem eindeutigen, aussagekräftigen und langfristig verständlichen Titel bezeichnet werden. Ein Dossier hat in der Regel einen definierten Anfang (Eröffnungsdatum). Nach Beenden eines Geschäfts wird das Dossier bereinigt und abgeschlossen.Je nach Umfang können Dossiers in Subdossiers aufgeteilt werden. Es müssen nur die geschäftsrelevanten Unterlagen in Dossiers abgelegt werden. Diese enthalten die Informationen, welche für die Weiterbearbeitung eines Geschäftes respektive für dessen Nachvollziehbarkeit von Bedeutung sind. Die Dienststellen definieren, welche Unterlagen geschäftsrelevant sind und im Dossier abgelegt werden müssen und welche nicht.Nicht ins Dossier gehören und frei zur Vernichtung sind:

• Unterlagen, die nur der allgemeinen Orientierung dienen
• Informelle Mails
• Landrats- und Regierungsratsbeschlüsse, die nicht selbst erarbeitet wurden
• Materialbestellungen
• Drucksachen, die nicht selbst erstellt wurden
• Zeitungsartikel
• Prospekte und Werbematerial

Ordnungssysteme

Ordnungssysteme bilden die Aufgaben und Tätigkeiten einer Dienststelle ab. Sie sind die Grundlage für die Ablage der Akten und für die Dossierbildung. Ordnungssysteme sind in den meisten Fällen hierarchisch in Form von Registraturplänen angelegt. Dies muss aber nicht zwingend der Fall sein; gerade bei kleineren Dienststellen ist es auch möglich, ganz flache Ordnungssysteme einzusetzen. 
Ordnungssysteme dienen nicht nur dazu, Dossiers in ein Klassifikationsschema einzufügen. In ihnen ist auch festgehalten, welche Abteilung oder welche Person in einer Dienststelle für eine Aufgabe zuständig ist, wie lange die Dossiers nach ihrem Abschluss aufbewahrt werden müssen und ob sie danach dem Staatsarchiv übergeben werden müssen oder vernichtet werden können. 

Anleitung zur Erstellung eines Ordnungssystems

Organisationsvorschriften

Dienststellen müssen gemäss Verordnung über die Aktenführung in internen Organisationsvorschriften den Aufbau und den Ablauf der Aktenführung regeln. Organisationsvorschriften bringen einerseits Verbindlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Planbarkeit in die Aktenablage, andererseits sollen sie den Dienststellen als Handbuch und Arbeitshilfe die tägliche Arbeit erleichtern. Folgende Punkte sollten in den Organisationsvorschriften unter anderem angesprochen werden:

• Welche generellen Sorgfaltspflichten gibt es bei der Aktenführung zu beachten?
• Wie sind die rechtlichen Rahmenbedingungen?
• Wird die massgebende Ablage elektronisch oder in Papierform geführt? Falls beide Erscheinungsformen vorkommen, wie verläuft die Abgrenzung?
• Wird die Ablage zentral oder dezentral (z.B. abteilungsweise) geführt?
• Wie sind die Zugriffsrechte geregelt?
• Wer ist für wofür verantwortlich (Posteingang, Postausgang, Scanning)?
• Für elektronische Ablagen: Wo dürfen Dossiers erstellt werden? Wie sind Ordner und Dokumente zu benennen?
• Was gilt es bezüglich der Aufbewahrungsfrist von Dossiers zu beachten?
• Unter welchen Voraussetzungen dürfen Akten vernichtet werden?

Elektronische Informationssysteme spielen bei der Bearbeitung von Geschäften zunehmend die dominierende Rolle. Mit der steigenden Automatisierung und Vernetzung wird die Verarbeitung und Bewirtschaftung von elektronischen Unterlagen immer wichtiger. Grundsätzlich gelten für die elektronische Aktenführung dieselben Regelungen wie für Papierakten.
 
Die Einführung einer elektronischen Aktenführung ist in erster Linie ein Organisations- und erst in zweiter Linie ein Informatikprojekt. Das Staatsarchiv unterstützt die Dienststellen bei der Organisation der elektronischen Aktenführung von den Vorbereitungsarbeiten bis zur Implementierung von Geschäftsverwaltungssystemen. Es ist vor allem für die Qualitätssicherung besorgt. Direktionen und Dienststellen entscheiden grundsätzlich frei über die Einführung und Wahl eines Systems für die elektronische Aktenführung. Es müssen jedoch die Anforderungen der Verordnung über die Aktenführung eingehalten werden. In der Schweiz setzt sich für die elektronische Aktenführung zunehmend der Begriff GEVER durch. GEVER-Systeme erlauben ein umfassendes Prozess- und Informationsmanagement und gehen über die reine Ablage von elektronischen Dokumenten hinaus. Sie bestehen aus den drei Elementen Geschäftskontrolle, Prozess- und Aktenführung. Das Staatsarchiv hat einen Katalog mit Mindestanforderungen an ein GEVER-System erarbeitet.