Rechtliche Grundlagen

Die grundlegenden Bestimmungen zur Archivierung und zu den Aufgaben des Staatsarchivs finden sich im kantonalen Archivierungsgesetz. Die wichtigsten Punkte darin sind:

• Die Anbietepflicht, das heisst die Pflicht aller kantonalen Behörden und Dienststellen, Unterlagen, die sie nicht mehr ständig benötigen, dem Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten;
• die Archivierungspflicht für öffentlich-rechtliche Anstalten, Gemeindebehörden und Private, soweit sie öffentliche Aufgaben erfüllen;
• das Recht auf Benutzung der archivierten Unterlagen;
• der Persönlichkeitsschutz: Für Personendaten gelten besondere Schutzfristen.

Die Verordnung über die Aktenführung ergänzt das Archivierungsgesetz: Sie verpflichtet die Dienststellen der kantonalen Verwaltung zu einer ordnungsgemässen und systematischen Ablage ihrer Unterlagen.

• Verordnung über die Aktenführung vom 21. November 2023 (SGS 140.13)

Der Umgang mit und die Archivierung von Personendaten ist im Datenschutzgesetz sowie in der dazugehörigen Verordnung geregelt.

• Informations- und Datenschutzgesetz  (SGS 162)
• Verordnung zum Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDV) (SGS 162.11)

Daneben finden sich in weiteren kantonalen Gesetzen und Verordnungen spezielle Bestimmungen zur Archivierung, so beispielsweise in den Verordnungen zum Personal und zum Polizeigesetz.