Projektbudget Upgrade IT-Arbeitsstationen muss erhöht werden

Projektbudget des Upgrades aller IT-Arbeitsstationen auf Windows 7/Office 2010 muss erhöht werden

Im Projekt 'CliZ' (Client-Zusammenführung) werden aktuell alle Arbeitsstationen der kantonalen Verwaltung, welche heute mit Windows XP/Office 2003 laufen, umgestellt. Aufgrund erheblicher, nicht vorhergesehener Schwierigkeiten bei der Umsetzung muss das Projektbudget von 7.9 auf 12.8 Millionen Franken heraufgesetzt werden. Der Regierungsrat beantragt dem Landrat deshalb einen entsprechenden Nachtragskredit, Gleichzeitig hat er für die Übergangszeit bis zum entsprechenden Landratsbeschluss einen dringlichen Ausgabenbeschluss über 650'000 Franken gefasst. Die Finanzkommission ist gestern Mittwoch darüber orientiert worden.

Da Microsoft den Support und die Weiterentwicklungen für die Programm-Versionen "Windows XP" und "Office 2003" per April 2014 gekündigt hat und sich daraus erhebliche Sicherheitsrisiken ergeben, muss ein Upgrade aller IT-Arbeitsstationen ('Clients') der kantonalen Verwaltung auf Windows 7 und Office 2010 vorgenommen werden. Hierzu ist das Projekt 'CliZ' (Client-Zusammenführung) gestartet worden, welches folgende Aufgaben umfasst:

Ersatz aller Clients (= feste und mobile PC-Arbeitsplätze) der Verwaltung

Upgrade und Standardisierung der Office- und Windows-Versionen

Virtualisierung der Clients, wo technisch und wirtschaftlich sinnvoll

Anfang 2012 ist die damalige IT-Strategie vom IT-Strategieorgan des Kantons (ITO-Rat) im Rahmen eines neuen "Gemeinsamen IT-Service-Management-Systems" angepasst und der Auftrag zum Projekt 'CliZ' erteilt worden. Der Landrat hat am 19. April 2012 die Vorlage "IT-Governance: Für ein gemeinsames IT-Service-Management-System" zur Kenntnis genommen.

Das Projekt begegnet nun erheblichen, nicht vorhergesehenen Schwierigkeiten. Die vier wichtigsten Gründe für die daraus folgenden Verzögerungen, welche erhebliche Kostenfolgen haben, sind:

Massiv höhere Aufwendungen intern und beim externen Umsetzungspartner wegen in grossem Ausmass fehlender Dokumentation der vorhandenen Hardware sowie der Software inkl. deren Installationsanleitungen und –mittel (z. B. Programm-CDs) in allen Direktionen bzw. Organisationseinheiten.

Anstatt fünf "Rollouts" (Phasen, in welchen Organisationseinheiten als Ganzes umgestellt werden) sind aus betrieblichen Gründen bei den Organisationseinheiten zehn Rollouts notwendig. Dies erhöht die Gesamtkosten beim externen Partner massiv wegen der Fixkosten pro Rollout (Planung, organisatorische Implementierung).

Statt der vor Projektbeginn erhobenen und geplanten zirka 3‘700 Geräte handelt es sich mittlerweile um zirka 4‘100 Clients, welche migriert werden müssen.

Es fand und findet eine parallele Umsetzung einer technischen Migration mit einer grossen organisatorischen Änderung statt, indem der Betrieb der Clients von den Direktionen in die ZID verlagert wird. Daneben sind weitere Projekte aus dem IT-Strategie-Umsetzungsprogramm 'STRATUM2' im Gang.

Der Regierungsrat hat dem Landrat nun einen entsprechenden Nachtragskredit beantragt und die Finanzkommission über den Beschluss der dringlichen Überbrückungsmassnahmen orientiert.

Im Zusammenhang mit dem Projekt haben vier öffentliche Ausschreibungen stattgefunden. Falsch war die ursprüngliche Einschätzung der organisatorischen Anforderungen und der Komplexität sowie der Mengengerüste, welche sich bei der Umsetzung dieses Grossprojekts ergeben. Bei einer richtigen Erst-Einschätzung hätte man bereits zu Beginn des Projekts einen Umfang von 12.8 Millionen Franken budgetieren müssen.