Kantonale Verwaltung

Das Staatsarchiv ist das zentrale Archiv der kantonalen Verwaltung. Es unterstützt die Dienststellen in allen Fragen der Archivierung und der Aktenführung. Die Dienststellen liefern dem Staatsarchiv regelmässig ihre Unterlagen ab. Jeder Ablieferung geht ein Ablieferungsangebot voraus.

Ohne Rücksprache mit dem Staatsarchiv dürfen die Dienststellen keine Unterlagen vernichten. Umgekehrt vernichtet das Staatsarchiv ohne Zustimmung der Dienststelle keine Unterlagen. In Archivierungsvereinbarungen werden Aufbewahrungsfrist, Archivwürdigkeit und Ablieferungsrhythmus für alle Aktengruppen festgehalten. Für die Ablieferungen müssen die Unterlagen von der Dienststelle archivgerecht aufbereitet werden. 

Anbietepflicht

Die Dienststellen müssen dem Staatsarchiv nicht mehr häufig benötigte Unterlagen zur Archivierung anbieten. Die Anbietepflicht gilt uneingeschränkt für alle Unterlagentypen. So sind auch Unterlagen, welche Personendaten im Sinne des Datenschutzgesetzes enthalten, und elektronische Unterlagen wie Datenbanken, Fachanwendungen, Geschäftsverwaltungssysteme oder digitale Fotografien anbietepflichtig.

Das Staatsarchiv hält die Dienststellen an, ihre Unterlagen möglichst früh anzubieten. Idealerweise werden in Archivierungsvereinbarungen zwischen den Dienststellen und dem Staatsarchiv Ablieferungsrhythmen vereinbart.

Ablieferung

Die Dienststelle, welche Akten an das Staatsarchiv abliefern will, setzt sich möglichst frühzeitig mit dem/der für die Direktion zuständigen MitarbeiterIn des Staatsarchivs in Verbindung, am besten in Form eines Aktenangebots. So lässt sich unnötiger Mehraufwand vermeiden.

Ablieferungen an das Staatsarchiv sollen regelmässig erfolgen und nicht erst, wenn der Keller und die Büros voll sind. Spätestens, wenn einem Dossier zehn Jahre lang keine Unterlage mehr hinzugefügt worden ist, sollte das Dossier abgeliefert werden.

Vor einer Ablieferung müssen die Unterlagen von den Dienststellen archivgerecht aufbereitet werden. Darüber orientiert der/die zuständige MitarbeiterIn des Staatsarchivs gern.

Ausgesonderte, nicht archivwürdige Unterlagen müssen kontrolliert vernichtet oder gelöscht werden. Bei der Entsorgung von Papierakten kann sich Ihr Hauswart beim Hochbauamt (Abteilung Logistik), Unterstützung holen.

Ablieferungsangebot

Ein Angebot an das Staatsarchiv soll folgende Detailangaben enthalten:

1. Bezeichnung der Unterlagen/Aktenserien?
2. Welcher Zeitrahmen (Jahr des ältesten und jüngsten Dokuments der Serie)?
3. Wieviel Akten (Umfang in Meter, Anzahl Ordner, Dateien, Megabytes etc.)?
4. Aktenzeichen/Ordnungsposition im Registraturplan (falls vorhanden)?
5. Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist (gemäss Registraturplan, gesetzlicher Bestimmung, Praxis)?
6. In welcher Form liegen die Serien vor (Papier, Mikrofilm, Dateien, Datenbank-Auszug, Export aus Dokumentenverwaltungssystem etc.)?
7. Haben Sie eine Datenbank, eine Geschäftskontrolle für den Zugriff auf die Unterlagen?

Das Angebot ist an die für die Direktionen zuständigen MitarbeiterInnen zu richten.

Archivierungsvereinbarung

Das Staatsarchiv schliesst mit den Dienststellen Archivierungsvereinbarungen ab. Darin sind die Aktenserien einer Dienststelle inklusive den dazugehörigen Registern und Geschäftskontrollen aufgelistet. Die Archivierungsvereinbarung hält zu jeder Aktenserie verbindlich fest:

• Dauer der Aufbewahrungsfrist (Wie lang werden die Unterlagen von der Dienststelle selbst benötigt?)
• Archivwürdigkeit der Aktenserie (Können die Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet oder müssen sie ans Staatsarchiv abgeliefert werden?)  
• Zeitpunkt und Rhythmus der Ablieferungen an das Staatsarchiv