Swisslos-Fonds digital

Der Swisslos-Fonds stand im Jahr 2024 ganz im Zeichen der digitalen Transformation: Die auffallendste Veränderung für die Gesuchstellenden ist das neue digitale Gesuchformular. Aber auch im internen Verarbeitungsprozess gibt es Neuerungen.  

Pro Jahr werden beim Swisslos-Fonds rund 450 Gesuche eingereicht. Diese werden seit 2016 im Informationssystem FoundationPlus verwaltet. Die Eingabe der Dossiers erfolgte bisher per E-Mail, sodass die weitere Prozessverarbeitung diverse administrative Schritte bedingte.  

Prozesse digital gestalten

Dieses Jahr hat das Swisslos-Fonds-Team in Zusammenarbeit mit dem direktionseigenen Team Digitalisierung geprüft, wie der gesamte Prozess von der Eingabe bis zur Ablieferung der archivwürdigen Dokumentendossiers an das Staatsarchiv digitalisiert werden kann. Ziel war es, die Gesuchverwaltung möglichst digital und medienbruchfrei abwickeln und effizienter gestalten zu können. Teile des FoundationPlus zeigten sich inzwischen veraltet und benötigten ein Update. Andere Programmmodule, wie etwa die elektronische Gesucheingabe, die bereits bei vielen anderen vergleichbaren Förderstellen im Einsatz ist, wurden zusätzlich erworben und auf die Bedürfnisse angepasst. Seit Ende November werden die Swisslos-Fonds-Gesuche über das neue Gesuchformular eingereicht. 

Schnellere Kommunikation mit den Gesuchstellenden

Neben dem Fokus auf den Bearbeitungsprozess inklusive der Abrechnungsverarbeitung bildete die Kommunikation mit den Gesuchstellenden einen Schwerpunkt des Digitalisierungsprojekts. So wird künftig die gesamte Kommunikation Inklusive Versand des Entscheids per E-Mail abgewickelt, was einen insgesamt schnelleren Informationsfluss gewährleistet. Beispielsweise liegen neu zwischen dem Entscheid des Regierungsrats und dem elektronischen Versand des Zusageschreibens nur wenige Stunden. 

Ausblick: digitales Mitberichtsverfahren

Eine weitere Neuerung betrifft die Ablieferung der archivwürdigen Dokumente an das Staatsarchiv. Anstelle der physischen Akten werden die zu überweisenden digitalen Dossiers regelmässig und per einfachem Selektionsverfahren an das Staatsarchiv übermittelt. Zudem wird es künftig möglich sein, das Mitberichtsverfahren digital abzuwickeln. Das notwendige Software-Tool ist installiert; die Prozessgestaltung wird im kommenden Jahr gemeinsam mit den Fachdirektionen erarbeitet werden. 

Text: Sarah Baschung, Leiterin Swisslos-Fonds, Generalsekretariat, Sicherheitsdirektion